Privacybeleid

1. Inleiding en verantwoordelijke

Paybright, onderdeel van Bold Innovations (KvK-nummer 91367654), is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. We verwerken gegevens om jou de Dienst te kunnen leveren: een AI-ondersteund boekhoudplatform voor ZZP'ers.

In deze verklaring leggen we uit welke gegevens we verwerken, waarvoor, hoe lang, met wie we ze delen en welke rechten je hebt. Heb je vragen, neem contact op via support@paybright.nl.

2. Welke gegevens verwerken we?

We verwerken de volgende categorieën gegevens:

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, wachtwoord (gehasht), bedrijfsgegevens (KvK, IBAN).
• Boekhoudgegevens: banktransacties (na upload), verkoop- en inkoopfacturen, journaalposten, BTW-gegevens, grootboek.
• Bonnetjes en bestanden: foto's of PDF's die je uploadt, en de tekstgegevens die de OCR daarvan maakt.
• Klant- en leveranciersgegevens: NAW, e-mailadres en KvK van je relaties.
• Ritregistratie: locaties en kilometerstanden, alleen wanneer je deze invult.
• AI-conversaties: je vragen aan de AI-agent en de antwoorden.
• Technische gegevens: sessietokens, IP-adres, logbestanden voor beveiliging en foutopsporing.
• Audit log: acties die jij en de AI-agent uitvoeren in de Dienst.
• Analytics- en marketinggegevens (alleen na toestemming): browser- en apparaatinformatie, bezochte pagina's, gebruikte functies, pseudoniem gebruikers-ID. Verzameld via Google Analytics 4 en, na marketing-toestemming, Meta Pixel.
• Productverbetering-gegevens (alleen in de ingelogde omgeving): bezochte schermen, klikgedrag en sessie-opnames waarin invoervelden en alle inhoud (bedragen, namen, documenten, gesprekken) zijn afgeschermd; alleen vaste interface-teksten zoals menu's en knoppen zijn zichtbaar, gekoppeld aan een pseudoniem gebruikers-ID. Je boekhoudinhoud (bedragen, namen, facturen, chatberichten) maakt hier nooit deel van uit. Hiervoor worden geen cookies geplaatst; er wordt alleen tijdelijke sessie-opslag gebruikt die verdwijnt zodra je het tabblad sluit.

3. Waarvoor en op welke grondslag?

We gebruiken jouw gegevens voor de volgende doeleinden:

• Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG): account aanmaken en beheren, boekhouding bijhouden, AI-voorstellen genereren, facturen en herinneringen versturen, betalingen verwerken.
• Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG): voldoen aan de fiscale bewaarplicht en andere wettelijke administratieve verplichtingen.
• Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG): beveiliging van de Dienst, fraude- en misbruikpreventie, het verbeteren van de Dienst. Daaronder valt ook het meten van gebruik en knelpunten in de ingelogde omgeving (zie Productverbetering-gegevens), waarbij je inhoud is afgeschermd.
• Toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG): voor optionele functies zoals onze nieuwsbrief. Je kunt toestemming op elk moment intrekken.

4. Hoe lang bewaren we gegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, met inachtneming van wettelijke bewaartermijnen.

Gegevens die onder een wettelijke bewaarplicht vallen blijven bewaard tot die plicht afloopt, ook na opzegging.

5. Met wie delen we gegevens?

Paybright deelt jouw gegevens alleen met partijen die nodig zijn om de Dienst te leveren. Met elke partij sluiten we een verwerkersovereenkomst af. Jouw boekhoudgegevens worden nooit verkocht. Voor advertentie-meting werken we samen met Google en Meta, uitsluitend na jouw expliciete toestemming via de cookie-banner. Voor productverbetering in de ingelogde omgeving gebruiken we PostHog als verwerker, op basis van gerechtvaardigd belang en zonder cookies.

• Supabase: database, authenticatie en bestandsopslag, op servers binnen de Europese Unie.
• Stripe: betalingsverwerking voor abonnementen.
• Anthropic: AI-model (Claude) dat jouw vragen aan de AI-agent beantwoordt en boekingen voorstelt. Anthropic gebruikt jouw inhoud niet om hun modellen te trainen.
• Resend: versturen van transactionele e-mails (bevestigingen, facturen, herinneringen).
• Perplexity: alleen wanneer de AI-agent een vraag krijgt over actuele regelgeving, wordt de vraag (zonder persoonsgegevens) opgezocht via Perplexity.
• Vercel: hostingplatform voor de webapplicatie.
• PostHog: gebruiks-analytics en afgeschermde sessie-opnames in de ingelogde omgeving, om knelpunten in de Dienst te vinden en te verbeteren. Alle gegevens staan op servers binnen de Europese Unie (Frankfurt). Er worden geen boekhoudgegevens, e-mailadressen of andere identificerende inhoud gedeeld; alleen een pseudoniem gebruikers-ID.
• Google LLC (alleen met analytics-toestemming): Google Analytics 4 voor gebruiks-analytics. Onder marketing-toestemming wordt ook een pseudoniem gebruikers-ID gedeeld voor cross-device herkenning. Geen boekhoudgegevens, geen e-mailadressen.
• Meta Platforms Ireland Ltd. (alleen met marketing-toestemming): Meta Pixel voor advertentie-attributie en optimalisatie van Meta-campagnes. Verwerkt conversie-gebeurtenissen (registratie, abonnement) plus een pseudoniem gebruikers-ID.

6. Doorgifte buiten de EER

Een aantal van onze verwerkers (zoals Anthropic, Stripe, Resend, Vercel, Google en Meta) is gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte. Voor doorgifte van gegevens buiten de EER baseren we ons op de Standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (SCCs) of op het EU-VS Data Privacy Framework, met aanvullende waarborgen waar nodig.

7. Beveiliging

Paybright treft passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen. Denk aan versleuteling van data in transit en at rest, toegangscontrole, logging van handelingen en regelmatige beveiligingsupdates.

Mocht er ondanks deze maatregelen een datalek optreden waardoor jouw gegevens betrokken zijn, dan informeren we jou en de Autoriteit Persoonsgegevens binnen de wettelijke termijnen.

8. Jouw rechten

Onder de AVG heb je een aantal rechten ten aanzien van je persoonsgegevens:

• Inzage in de gegevens die we van je verwerken.
• Rectificatie als gegevens onjuist of onvolledig zijn.
• Verwijdering van je gegevens, voor zover er geen wettelijke bewaarplicht geldt.
• Beperking van de verwerking.
• Dataportabiliteit: je gegevens in een gangbaar formaat ontvangen of laten overdragen.
• Bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Toestemming intrekken voor verwerkingen die op toestemming berusten.

Een groot deel van deze rechten kun je direct uitoefenen via je accountinstellingen. Voor verzoeken die je niet zelf kunt afhandelen, neem contact op via support@paybright.nl. We reageren binnen 30 dagen.

9. Klachten

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan horen we dat graag eerst, zodat we het kunnen oplossen. Je hebt daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

10. Wijzigingen

Paybright kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld wanneer de Dienst verandert of bij wijzigingen in de regelgeving. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met de datum bovenaan. Bij wezenlijke wijzigingen informeren we je per e-mail.

11. Contact

Vragen over deze privacyverklaring of over hoe wij met je gegevens omgaan? Neem contact op via support@paybright.nl.